Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych, czyli RODO wymaga, aby administratorzy danych odpowiednio je zabezpieczali. Jak zgodnie z przepisami RODO chronić dokumenty papierowe w firmie?
Jak chronić dokumenty papierowe według RODO?
Według przepisów w rozporządzeniu RODO administrator danych, na przykład przedsiębiorca, który je gromadzi, musi je właściwe chronić. Przepisy nie są jednak jednoznaczne i nie wskazują, jak należy je zabezpieczać.
W przypadku dokumentów papierowych najlepszą opcją są szafy metalowe na dokumenty, które chronią swoją zawartość i zapewniają właściwy poziom bezpieczeństwa dla umów, dokumentacji pracowniczej i innych pism.
Jaką szafę metalową na dokumenty wybrać?
Odpowiednia szafa metalowa na dokumenty wymagające ochrony zgodnie z RODO musi ograniczać dostęp do swojej zawartości przez niepowołane osoby. Powinna być ona zatem wyposażona w zamek, na przykład w zamek na klucz, zamek szyfrowy lub zamek elektroniczny.
Najczęściej na dokumenty wybierana jest szafa na akta do przechowywania ich w segregatorach. Jej półki mają wtedy odpowiednią wysokość dostosowaną do standardowego wymiaru segregatorów.
Wymiary i pojemność szafy należy dopasować do liczby dokumentów, jakie mają być w niej przechowywane.
Szafa aktowa może być wyposażona w różne typy drzwi – standardowe szafy mają rozwierane drzwi, ale można także zdecydować się na szafy z drzwiami przesuwnymi, żaluzjowymi, a także na szafy kartotekowe.
Taka szafa metalowa jest najlepszą opcją, świetnie sprawdza się w naszej firmie.